Suivre ses fournisseurs : documents, commandes et livraisons au même endroit

Le bon de livraison introuvable

Un fournisseur livre cinq radiateurs au lieu de six. Pour réclamer, il faut le bon de commande, le bon de livraison et le devis. Ils sont quelque part dans la boîte mail, entre deux publicités.

Multipliez par dix fournisseurs et vingt chantiers, et une partie du temps de bureau passe à chercher des documents plutôt qu'à les traiter.

Pourquoi les erreurs de livraison coûtent cher

Une livraison incomplète découverte le matin du chantier, c'est une équipe qui attend, un client qui s'impatiente et un deuxième déplacement chez le fournisseur. Découverte la veille, c'est un simple appel.

Les erreurs les plus fréquentes sont connues : une quantité qui ne correspond pas, une référence remplacée par une autre, une date qui glisse sans que personne ne prévienne. Toutes se voient en comparant les documents, à condition de les avoir sous la main.

Le suivi des fournisseurs n'est donc pas de l'administratif pour l'administratif : c'est ce qui permet au chantier de démarrer à l'heure.

Organiser le suivi de ses fournisseurs

Sans outil particulier, quelques règles évitent l'essentiel des pertes :

• Un dossier par fournisseur, et dans chaque dossier, un sous-dossier par chantier.
• Comparez le bon de livraison au bon de commande dès la réception, pas à la facture.
• Notez le nom du chantier sur chaque commande.
• Gardez une liste des livraisons attendues, avec leur date.

La page Fournisseurs de Revank

Dans la vue Bureau de Revank, sur ordinateur, chaque fournisseur a sa fiche. On y trouve ses documents, ses commandes et ses livraisons, rangés chantier par chantier.

Quand une livraison bouge, l'alerte apparaît sur la fiche du fournisseur et sur le chantier concerné. Le rapprochement des bons de commande et des bons de livraison se fait au même endroit.

Plus besoin de fouiller les mails : le document est sur la fiche, à côté du reste.

Les documents arrivent sur la fiche depuis vos mails, sans que vous ayez à les télécharger puis à les ranger à la main. Un devis, une facture, un bon de livraison : chacun trouve sa place chez le bon fournisseur et sur le bon chantier.

Quand un document ne peut pas être rattaché avec certitude, l'assistant vous pose la question au lieu de deviner. Le rangement reste juste.

Et si vous préférez votre téléphone sur le chantier, les alertes vous y arrivent aussi, avec le chantier concerné.

Ce que ça change

Une réclamation se prépare en une minute, avec les bons documents sous les yeux. Une livraison incomplète se voit avant le jour du chantier, pas pendant.

Et en fin de mois, retrouver une facture fournisseur ne prend plus une soirée.