Deux clients qui portent le même nom : éviter le rappel chez la mauvaise personne

« Rappelle-moi de passer chez Martin jeudi »

Vous dictez ce rappel entre deux chantiers. Simple. Sauf que vous avez deux clients qui s'appellent Martin. Lequel ? Et quel jeudi : celui-ci, ou le suivant ?

Le problème n'est pas la mémoire. Un rappel se crée en quelques secondes, souvent entre deux choses, et on le relit rarement.

Dans votre tête, c'est évident. Dans un carnet ou un agenda, quelques semaines plus tard, ça ne l'est plus du tout.

Ce que coûte une erreur de nom ou de date

Plus l'entreprise grandit, plus il y a de clients aux noms proches, et de salariés qui prennent aussi des notes. Et souvent, on ne s'en rend compte qu'une fois sur place.

Ce sont de petites erreurs. Mais chacune coûte un déplacement et un peu de confiance :

• Vous passez chez le mauvais client, ou à la mauvaise adresse.
• Un rendez-vous tombe le mauvais jour.
• Une note de chantier finit dans le mauvais dossier, et on ne la retrouve plus.
• Le client qui vous attendait ne voit personne venir.

Les bons réflexes pour vos notes et rappels

Pour les clients qui portent le même nom, ajoutez un repère qui ne change pas : la rue, la ville ou le type de chantier. « Martin, cuisine » et « Martin, façade » ne se confondent plus.

Quelques habitudes évitent la plupart de ces erreurs :

• Notez toujours le nom et le prénom, ou l'adresse du chantier.
• Écrivez la date en entier plutôt que « jeudi ».
• Donnez un nom clair à chaque chantier, par exemple le client et la ville.
• Relisez le rappel au moment où vous le créez, pas le jour où il sonne.
• Quand vous dictez, ajoutez la rue ou le prénom.

Avec Revank, il vérifie avant de noter

Avant de créer un rappel, une note ou un rendez-vous, votre assistant vérifie le nom, la date et la personne. Au moindre doute, il pose la question. Vous avez deux clients Martin ? Il vous demande lequel.

Vous répondez, et le rappel est créé chez le bon client. Quand il ne sait pas, il pose la question au lieu d'inventer. Il ne décide rien à votre place.

La même règle vaut pour la date. « Jeudi » peut vouloir dire deux jours différents : au moindre doute, il vous demande lequel. Une question de plus, c'est quelques secondes. Un rappel chez le mauvais client, c'est un déplacement perdu.

Quand l'erreur vient de vous

Après chaque vocal, l'assistant vous dit ce qu'il a compris. Vous vous êtes trompé de nom ? Vous touchez « Corriger » et vous redites la phrase : il la remplace et reprend ce qui avait été fait.

L'ancienne note n'est jamais effacée. Elle reste dans le fil, barrée, et se rétablit pendant 24 heures. Pas de rappel chez le mauvais client, et rien de perdu.